カテゴリー: オフィス系ソフトウェア

Word で見出しに段落番号が思い通りに振られないことってありますよね？ 特に他人が適当につくった (直タイプした！！) 段落番号を直しているときにありがちです。 こんなときは以下をチェックしてみましょう。(この記事は Word 2003 で試しています -> Word 2007 に関してはこちら！)

同じ段落番号書式が選択されているか？
各見出しの位置で「箇条書きと段落番号」メニューを選択すると表示される「箇条書きと段落番号」ダイアログボックスを確認したとき、「アウトライン」の同じ位置のものが選ばれていればオッケー。

アウトラインレベルと組み込みスタイルの対応
先の「アウトライン」タブの「変更」を押して表示される「アウトライン番号の書式設定」ダイアログボックスで「オプション」の部分の内容を見て、アウトラインレベル (レベル１、…) と組み込みスタイル (見出し１、…) がきちんと対応しているかを確認します。

「レベル」１を選んだときに「レベルと対応づける見出しスタイル」が「見出し１」
「レベル」２を選んだときに「レベルと対応づける見出しスタイル」が「見出し２」
...

となっていればオッケーです。

ところでこのダイアログボックスですが、レベルを選択しなおしても現在位置の書式が変わるわけではありません。 ですので、一度「アウトライン番号の書式設定」ダイアログボックスを表示すれば各レベルに対応した見出しスタイルを続けて設定・確認することができます。

番号のリセット条件
同じく「アウトライン番号の書式設定」ダイアログボックスで各レベル (レベル１を除く) において、「連番を付けるレベルを指定する」がチェックされ、それぞれ１つ上のレベルが選択されていることを確認します。 例えば「レベル」２を選んだときに「連番を付けるレベルを指定する」＆「レベル１」と指定されていれば、レベル１が変わったときにレベル２の値がリセットされます。

しかし、「連番を付けるレベルを指定する」と言われても何のことやら、と感じてしまいます。 英語版だとしっくりくるテキストになっているのでしょうか？

以上の操作で直ったと思いますが、いかがでしょう？ 前の記事の繰り返しになりますが、将来更新する可能性のあるドキュメントはこの辺りをしっかりやっておいた方が絶対に良いです。

Microsoft Word での文書作成のお話しです。Word 2003 で動作確認しています。 (追記： Word 2007/2010 で同じことをしたい場合はこちらの記事を参照ください)

プロジェクトで管理するようなドキュメントでは、タイトル、作成日、作成者、文書管理番号等を表紙の他、ヘッダーやフッターに埋め込んだりすることがあります。 複数の場所に埋め込むとなると後に文書を修正したときに一部修正し忘れがあったり、ということが起こりがちです。

Word ドキュメントがファイルプロパティとしてタイトルや作成者、会社名などを持っていることは、 時々話題になることもあるので、ご存知の方も多いと思います。 「タイトル」等の規定のプロパティだけでなく、「プロジェクト」や「文書番号」等の任意のユーザ設定プロパティを保存することもできます。

であれば、このファイルプロパティの値を文書内に埋め込んで、１つ直せば文書全体に反映されるようにしたいところです。 この方法をご存知ですか？

プロパティの設定
「ファイル」－「プロパティ」で文書のプロパティを表示します。 「ファイルの概要」タブでタイトル等を設定できる他、「ユーザー設定」タブの画面より任意のプロパティを設定できます (下図)。

プロパティの参照
「挿入」－「フィールド」でフィールドを文書に埋め込みます。 規定のプロパティ用には Title、Author などの専用のフィールドコードが用意されています。 ユーザー設定プロパティについては DocProperty というフィールドコードがあり、プロパティ名をパラメータとして文書に埋め込むことで、ユーザー設定プロパティの値を文書に表示することができます。

設定した書式が意図せず変更されるのを防ぐために、「書式を更新時に変更しない」はチェックしておいた方が良いようです。 これをチェックしないと、後でフィールドを更新した際にフィールドの実行結果に直接設定した書式が解除される場合があるのだそうです。

ところで、フィールドを更新するために Ctrl+A の後 F9 (全選択の後フィールド更新) という操作を行うことが多いと思いますが、これだとヘッダーとフッターが更新されないので注意が必要です。 「表示」－「ヘッダーとフッター」で編集できるようにしてから、ヘッダーとフッターそれぞれの領域で Ctrl+A の後 F9 の操作をします。

面倒に感じるかも知れませんが、将来更新する可能性のあるドキュメントはこの辺りをしっかりやっておいた方が絶対に良いと思いますよ。

Microsoft Word で既に「図 1」、「図 2」、「図 3」… と振っている図表番号を、後から章番号を入れて「図 1-1」、「図 1-2」、「図 2-1」… のようにしたいときの操作です。Word 2002、2003 で確認しています。 知っている人は知っていそうですが…

1. 任意の場所で図表番号の挿入操作を行います。「挿入」－「参照」－「図表番号」ですね。
2. 「図表番号」ダイアログボックスで「番号付け」を押します。続いて表示された「図表番号の書式」ダイアログボックスで「章番号を含める」をチェックします。
   
3. この「図表番号の書式」ダイアログボックスで「OK」を押したタイミングで図表番号の書式が変わります。 ですのでその後新たな番号を挿入する必要はなく、「図表番号」ダイアログボックスで「閉じる」を押してかまいません。

ちなみに「図表番号」ダイアログボックスで「ラベル名」を追加すれば「写真 1」、「写真 2」… 等任意のラベルが使えるのですね。知らなかった。

他の文書からコピーした図表番号が章番号無しのときは、コピー後にこの操作を繰り返せば良いです。 このあたりの操作は時々フィールドコードを表示していじり倒したい誘惑に駆られることがありますが、本分であるドキュメント作成からはずれてしまいそうなので自重しております。

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• Microsoft Word 目次の書式設定

新 PC への移行時等、Web からダウンロードしたクリップアートを他のパソコンでも使いたいということがあると思います。 イメージのみコピーして、クリップオーガナイザに新たに登録し直すと、キーワード情報がなくなってしまいます。 今回はクリップオーガナイザ 2002 でカタログ情報＆イメージをどのように他の PC へ移せば良いかというお話です。

Microsoft クリップオーガナイザのカタログ情報ファイルはデフォルトの設定では以下のパスにあります。

\Documents and Settings\(ユーザ名)\Application Data\Microsoft\Clip Organizer\mstore10.mgc

カタログ情報とは別に、実体としてのイメージファイルがありますが、私の場合ダウンロードされたクリップアートは、 "マイ ピクチャ" の下の "Microsoft クリップ オーガナイザ" フォルダ内にありました。

そこでこの mstore10.mgc ファイルと "Microsoft クリップ オーガナイザ" フォルダを新しい PC へコピーします。 (コピーの前に上書きされる mstore10.mgc のバックアップを取っておいた方が良いでしょう。)

全く同一のパス上にイメージファイルを置くことができればこれで終わりですが、パスが変わってしまった場合クリップオーガナイザ上で次のように×が表示されます。

この場合は「プレビューとプロパティ」より「更新」－「参照」を選んで新しいパスを指定すれば良いです。 １つのイメージのパスを修正すると他のファイルのパスも自動的に修正されました。

ここまでの操作はカタログファイルの置き換えになりますが、既に存在しているカタログファイルを残しながら、他 PC から持ってきたカタログファイルを追加で参照できるようにすることも可能です。 先のパスを修正する手順まで行った後に、オリジナルの mstore10.mgc に戻し、「ファイル」－「オーガナイザにクリップを追加」－「ユーザ設定」でインポートする対象のパス修正済み mstore10.mgc (名前を mstore10.imp.mgc とでもしておきましょう) を指定すれば良いです。この場合、内容がコピーされるのではなく、mstore10.imp.mgc がクリップオーガナイザから参照され「共有コレクション」に表示されるようになるので mstore10.imp.mgc を削除してはまずいです。

クリップアートを活用するということでは以下の記事も参考になると思います。
メディアクリップのコレクションを共有する

以下の内容については手許の Microsoft Word 2002、2003 の目次作成機能で試しています。 (追記：2007 でも同じ手順でできそうです。)

Word でよくわからないことの一つに作成済みの目次の書式設定方法がありました。 一度目次を作成した後に、目次部分を選択して「段落」の書式設定を変更したとしても、F9 でフィールド更新すると元の書式に戻ってしまいます。フィールド更新後の書式は何を基に決まるのだろう？？？ と。 こんな時、皆さんは「挿入」メニューを使って目次を作り直したりしてませんか？

実は後から目次の書式を変更する方法もあるのです。以下の方法で書式を設定することができます。

1. 目次の行末にカーソルを移動して、コンテキストメニュー (右クリック) で「フィールドの編集」を選ぶ
   
   
2. 「フィールドの詳細オプションを設定するには (…略)」の説明に従い「目次…」をクリックする
   
   
3. 新規作成時と同様に目次の設定ダイアログが現れるので、ここで書式設定をする
   
   

目次の書式設定ダイアログボックスを表示させることができれば「オプション」でスタイルを設定したり、「変更」でフォント等を選んだりできますね。(追記：「書式」で「任意のスタイル」を選んでおかないと「変更」ボタンが有効になりません)

それと英小文字が大文字になってしまうのも気になっていたのですが、「目次」ダイアログボックスから「変更」を選んで「文字／段落スタイルの設定」を確認すると「フォント」のところで「全て大文字」や「小型英大文字」が選ばれていました (参考にしたブログ)。

これらの設定をはずせばオッケーです。日本人の感覚からすると不思議な初期設定ですね。

更に応用編ですが、こちらのサイトにはフィールドコードのオプションを指定して特定のレベルの見出しのみページ番号をつける例がありました。

これで目次はバッチリかな…

Microsoft Office 2003 の話です。

Excel の表を PowerPoint へコピーすると、最近は Excel のオブジェクトが埋め込まれるのではなく、きちんと PowerPoint の表に変換されるのですね。古い知識のままだったので、ちょっと感動しました。貼り付けのオプションボタン ( ) から「Excel の表」を選べば、以前同様 Excel のオブジェクトとして PowerPoint に貼り付けることもできます。

さて、PowerPoint に既に表が出来上がっていて、そこに Excel の表のデータをコピーしたい時もあります。 この時何も考えずコピー＆ペーストをすると思った通りにならないのですが、 PowerPoint 上で貼り付け先のセルをきちんと選択してから貼り付け、場合によっては「貼り付けオプション」の「テキストのみ保持」を選択すれば意図通りの結果になります。

PowerPoint でテキストを貼り付けたときに意図通りの書式にならなかったときも「貼り付けオプション」を使用するのですよね。 実は最近やっと「貼り付けオプション」を覚えたのです…

IT 開発系の仕事をしているとお客様にアプリケーションのデモを見せたいときがあります。 「百聞は一見にしかず」というやつですね。 で、本来ならばネットワークにつなげてオンラインでデモしたいのですが、もろもろの事情でできない、という時もあります。 オフラインではまともに動作しない、さあ、困った。 そんなときはオンラインデモの代替として、あらかじめ操作をキャプチャーしたものを再生してお見せするという手段があります。 昔ならば Lotus ScreenCam や Microsoft Camcorder (ちょっとマイナーかも) を使ってこの準備していました。

さて現在この手の Office 系ツールはないものかと探したところ Microsoft Producer に辿り着きました。 内容は Camcorder の単なる後継というわけではなく、オーディオ、ビデオ、イメージを用いた PowerPoint スライドの作成等を支援するためのアプリケーションとなっています。 この Producer の一機能として、PC 画面をキャプチャーし、.WMV ファイルに録画する機能があります。

取り込みの操作は簡単で「ツール」－「取り込み」で表示される「取り込みウィザード」から「画面からのビデオとオーディオ」を選択すればよいです。 最大解像度が 800 x 600 だし、画質も結構劣化しますが、それが許される状況ならば使えると思います。 「正規の Microsoft Office」を利用していれば無償ダウンロードできるので試してみてはいかがでしょう？

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